请示应注意的问题

 一、请示的特征

请示是一种上行陈述性文件，《国家机关公文处理办法》规定：请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。请示有两条明显特征：一是在事情发生之前或采取措施之前；二是有请求指示或批准的内容。

　　 二、请示的适用范围

1、对上级有关的方针、政策、指示、规定理解不清楚或有异议的问题；

2、本单位发生了按原规定难以处理的重大问题或特殊情况；

3、工作中发生了新的没有明确的政策和处理办法的重大问题；

4、需报请上级机关决定的有关增减变更的事项；

5、对新任务的要求等。

三、撰写请示应注意的问题

1、主送机关的单一性。请示的主送机关只能有一个，不能多头主送，以免互相推委或意见不一。也不能在送上级机关的同时又送主管部门。如果属于双重领导，主送机关应是所请示问题的主管机关，如确有必要告知另一机关，只能抄送。

2、请示内容的单一性。请示必须一文一事，不能一文多事，以便上级机关能及时答复。

3、请示内容的完整性。撰写请示必须周密考虑好与所请示问题有关联的一切需上级机关决定的事情，一次性写入请示之中，便于领导机关统筹考虑。

4、所请示问题如涉及其他机关和部门的工作，应予先协商征求意见，并将协商情况在请示中注明。如意见不一致，也应将几种意见及理由同时注明，并说明本单位的倾向性意见，以提供领导决策参考。

通报的写作要领

一、通报的特征

通报是一种下行的文告式文件，《国家机关公文处理办法》规定：通报“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。通报与通知相比较，虽都是告知性公文，但通知的指挥性较强，而通报的指挥性较弱；通报与简报相比较，虽都具有沟通情况的作用，但就其内容来说，通报比简报更重大，人们关注的程度更高。

二、通报的种类及写作要点

1、表扬通报。正文写法一般可分为四个部分：（1）概要叙述典型事迹；（2）对事迹的评论；（3）表扬（表彰）内容；（4）对所属单位和人员的号召、要求。

2、批评通报。正文写法一般也分为四个部分：（1）清楚的情况叙述；（2）合理的因果分析；（3）处理决定；（4）应吸取的教训及对下属的警诫。

3、情况通报。主要用于高级领导机关传达重要情况、动态、内部讲话等。正文首先要摆清情况，在摆情况的过程中也要有分析，有的在末尾还简要提出学习贯彻要求。

三、撰写通报应注意的问题

1、选材要典型，情况要经过核实，防止出现偏差。

2、叙述情况部分要详略得当，既不可太繁，写得过于细致，也不能过于简括，理不清来龙去脉、前因后果。比较正确的做法应该是，总体上要粗线条叙述，能表现事迹几个关键点的地方要写得比较具体。这样，才能使人既了解了事情的梗概，又从中受到感染。

3、评价议论（分析）部分要一言中的，文字不必太多，提出问题的性质、表明态度即可，无需象议论文那样展开多方面论证。要写得准确、中肯、恰当，掌握好分寸，评价要贴切，不可太低，也不能任意拔高。

4、最后的提要求部分，要特别注意防止大而空，不要空泛笼统地说空话套话，要紧密结合行业特点和下层实际，实实在在、有针对性地提出具体要求。这部分的语势要强，要有感召力，可适当修辞。

撰写讲话稿应注意的问题

会议讲话稿属于机关事务文书的一种，从形式上分有主持词、会议报告和会议讲话三种类型。由于会议的内容、形式不同，领导人的身份不同，讲话风格不同，所以讲话稿的撰写也存在很大差异，没有固定模式。然而人们在撰写讲话稿的时候，有几个经常容易出现的问题，不仿提出来供大家在实践中参考借鉴。

1、注意内容与身份的统一性。领导人讲话的内容，要蕴含有身份意识，不可讲与身份不相符的话。一般说来，机关副职讲话比部门负责人讲话的立足点要高些，机关一把手讲话比机关副职讲话的立足点更要高些，依此类推。比如召开某一方面工作的总结会，具体的工作总结、情况分析、部署任务，应在部门领导或机关副职的讲话中写；方针政策、指导原则、总体要求等，应在高一层次领导的讲话中写。如果请上级机关的领导到会讲话，则应把这“某一方面的工作”放到上级机关总体工作的大局中，从高一层次上讲地位，讲作用，讲意义，提要求。再比如撰写主持词，首先要看主持人的身份。如果主持人是与会者中身份较高的，要突出自上而下的口吻，在总结评价和提要求部分可适当展开，也可重复或补充强调一些内容；如果主持人比主讲人身份略低，主持词应尽量简短，突出谦恭礼让成分，提要求部分重点写如何贯彻落实，切忌冗长或补充，更忌叉开话题。

2、注意说事与论理的相融性。讲话稿是政策和政令的载体，十分严肃，不象一般理论文章说理性那么强，也不象杂文那么文气十足。它自始至终都要坚持说事与论理相结合，以事为主，从事入理，事中寓理，明事见理。因此，在起草讲话稿的时候，首先要理清写什么事，并且把要写的事进行分类排队，分出大小辈，因事立意，因事设题。然后再把要阐发的事作为立论的基础，因事而发表见解，因事而提出政策，因事而制定措施。特别是与会者中身份较高的领导人的讲话，更适宜以事为主，进行漫谈式的讲话，比如讲一讲出国考察情况，讲一讲下基层的所见所闻，讲一讲个人学习体会等等，把要阐发的道理寓于其中。这样的讲话，人们既容易接受，又可从中受到深刻教育。

3、注意与以往政策措施的连续性。许多讲话稿，尤其是容量较大的讲话稿，都包含着大量的政策和措施。在撰写讲话稿的时候，必须坚持用发展的观点和系统思维的方法看问题，要注意到这些政策和措施都是在过去工作的基础上产生的，与以往的尚未废止的政策和措施是保持连续性的。因此，在字里行间要与以往的讲话或文件相呼应，给人以发展的感觉、整体的感觉，不要使人产生割裂感，更不能产生抵触感。要做到这一点，就要求撰稿人必须善于学习和积累，熟悉以往的讲话和文件，熟悉相关的政策和措施，防止写作时发生脱节、断档的情况。

4、注意逻辑顺序的一贯性。在讲话稿的撰写过程中，对问题的排列常采取从上到下、从大到小、从内到外、从远到近、从先到后的顺序，或者与此相反。如果违背了这些顺序，就会给人杂乱无章的感觉，直接影响讲与听的效果。比如讲党的建设，一般是按照思想建设、组织建设、作风建设的顺序来组织材料，尽管这三项建设是并列关系，也不能随意变更顺序。再比如，撰写一个在经验交流会上的讲话，一般是先肯定先进典型的做法，然后总结出可资借鉴的经验，接着阐述推广先进经验的意义，最后提出要求。这种安排是根据人们对事物的认识进程来组织的，一旦打乱就会变得杂乱无序。所以，撰写讲话稿，一定要讲究逻辑顺序的一贯性，防止出现顺序排列不当的毛病。

领导讲话的写作方法

领导讲话是秘书部门常见的文字材料，是秘书人员必须熟悉和掌握的一种文体。怎样撰写领导讲话，笔者根据自己十年办公室工作的实践认为，应从以下三个方面去努力。
一、在写作特点上，注意奏好四部曲
第一，进入领导角色。进入领导角色是写好领导讲话的前提。因为领导讲话是领导意志的直接反映和完整表述。如果不能站在领导的高度，就写不出符合领导要求的好稿来。因此，秘书人员要有意识地使用领导眼光，运用领导魄力，高屋建瓴，观察问题，分析问题，处理问题，使所写的讲话材料既有气势，又有魄力；既有广度，又有深度。不能脱离领导，站在局外，凭自己的主观想象去东拼西凑。
第二，展示领导艺术。领导讲话是一种论事说理的文字材料，是一种展示领导才华的公开形式，应认真对待。讲话的内容一般包括三个方面：上级机关要求做什么，为什么；我们要做什么，怎样做；不能做什么，为什么不能。因此，它要求讲话材料既要体现一定的理论水平，又要展示高超的领导艺术。
第三，推出领导举措。领导讲话通常是为了部署某项工作或开展某项活动而作出的。因此，必须有明确的指导思想和过硬的工作举措。常见的领导举措有：提高认识、加强领导、抓点带面、督促检查、总结评比等。
第四，运用领导语言。正确运用领导讲话时的特殊语言，可以起到加强效果的作用。必须认真研究语言表述问题，努力做到全面、完整、准确、肯切。讲话材料中常见的领导语言有：传达精神的概括语言；分析形势的完整语言；布置工作的肯切语言；开展动员的激励语言。
二、在写作方法上，注意定好六步棋
一是查阅文件，吃透精神。对上级机关下发的正式文件和上级领导作出的重要讲话，要认真阅读，细心研究，把握要点，吃透精神。只有这样，才能使所撰的讲话材料体现上级文件精神，符合上级政策规定。
二是深入调查，摸清情况。要写好领导讲话，就要熟悉基本的和全面的情况。只有深入细致的调查，才能得到准确的情况。“没有调查，就没有发言权”，道理就在于此。调查没有深度，讲话就没有力度。因此，起草讲话稿之前，要主动深入基层，运用多种方式，从不同角度、各种层次、多个侧面做“解剖”性调查。通过实地调查，获得来自基层单位的实际情况。
三是研究消化，提炼升华。对调查获得的材料进行梳理筛选，去粗取精，去伪存真，再经过理性的分析研究，使零乱松散的素材达到凝炼升华的高度，形成一个鲜明的主题。
四是征求意见，罗列提纲。形成文字材料之前，必须慎重地向领导本人征求意见，包括篇幅的长短、内容的多少、表扬事项与批评事项等等。征求意见之后，就可以根据领导的要求、调查的情况和会议的主旨，拟定提纲了。
五是挥笔疾书，一气呵成。文章的框架扎好了，就如画家画梅有了主干，下一步就是添枝加叶、排花润色了。经过一番构思酝酿之后，若要动笔行文，最好找个安静的地方，集中精力，一次完稿。如果断断续续，“三天打鱼，两天晒网”，就可能影响到文章的连贯性和逻辑性。
六是字斟句酌，严审细核。一次写成的稿子毕竟有点粗糙，必须认真细致地进行修改和校核。讲话材料的修改，要从整体着眼，从局部入手。不仅要从大的方面如观点、材料、结构等方面考虑，而且要从小的方面如题目、语言、标点等方面加以修改。
三、在写作技巧上，注意把好三道关
领导讲话的结构一般包括导言、主体和结尾三部分，也就是通常所说的“三道关”。
(一)导言。导言是文章的先导语言，是讲话稿的开头，类似于新闻报道中的导语。其内容可以是全文提要，也可以是概括介绍。一般介绍会议的性质、背景、主题、任务、形式、程序、目的以及方法步骤等。这段文字尽管在整个报告中份量不大，但颇为重要。它既是标题及事由的承接，又是主体内容展开的序幕，对全文起着提纲挈领的作用。
(二)主体。主体部分是领导讲话的核心，可分为“上级指示精神”和“本地工作部署”两个部分。“上级指示精神”主要包括：会议的性质和概况；对当前形势的最新看法；对某种工作的评价和估量；对下级工作的指示和要求。传达上级指示精神应坚持详尽的原则，该写的一定要写清楚。“本地工作部署”，主要包括的内容有：本地区在全局范围内所处的位置；过去工作积累的经验；当前的有利条件；落实上级机关或领导指示精神的举措；总结评比和奖惩办法。进行工作部署是落实上级指示精神的关键环节，要注意必要性和可能性的有机结合，注意全局利益与局部利益的有机协调。安排“上级指示精神”与“本地工作部署”所占篇幅时，应注意两点：当领导讲话的重点是传达精神时，“上级指示精神”所占篇幅要长；当领导讲话的重点是部署工作时，则“本地工作部署”所占篇幅要长。
(三)结尾。结尾是领导讲话的收尾部分。一般表明讲话人对会议的看法、希望和祝愿，是对全篇讲话内容的总结、概括和升华。领导讲话的结尾通常可分为“升华主题”和“祝愿会议”两个部分。“升华主题”所起的作用是强调前面的讲话内容，把会议的气氛推向高潮，其形式有五种：一是总结式。对全文进行总结概括，起强调作用。二是召唤式。向参加会议的同志或一定范围内的同志发出号召。三是预测式。对某项工作的完成情况作出分析与预测。四是希望式。对会议或某项工作寄予的希望。五是鼓舞式。为完成某项重要工作任务而鼓劲加油。“祝愿会议”所起的作用是表明对会议的态度。常用的祝词有“预祝大会圆满成功”、“祝各位代表身体健康”等。
写作领导讲话的各个部分应遵循三条原则：一是导言部分的简明原则；二是主体部分的详尽原则；三是结尾部分的升华原则。

报告的写作要领

一、报告的特征

报告是一种上行陈述性文件。《国家机关公文处理办法》规定：报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。报告与请示虽然都是上行陈述性文件，但有明显区别：请示在事情发生之前行文，而报告在事情发生之后行文；请示必有请求上级指示或批准的内容，而报告不能夹带请求指示和批准的内容。报告与总结也有区别：报告是正式公文，可直接行文，而总结是一般事务文书，必须有所借助才能行文；报告的内容以情况为主，而总结的内容以经验为主。

二、报告的种类及写作要点

报告从内容上分主要有三种：

1、综合报告。这类报告一般都是例行性的，如季度报告、年度报告、任期届满报告等。写这类报告应注意三点：一是点面结合。面上的工作都要照顾到，有所交代；重点更要突出出来，并多着笔墨。所谓重点不外乎是：取得显著成绩和重大进展的工作；有重要经验教训的工作；带有倾向性的事物和苗头；工作中遇到的严重困难和问题以及其他特殊情况。二是详略得当。公文内容详略主要是表现在重点与非重点之间，但应当注意的是，详与略绝不能同具体与概括划等号。也就是说，具体的东西不一定非要“详”，概括的东西也不一定就是“略”。因为从根本上说，构成公文的观点和例证，都是概括型的。观点要求高度概括自不必说。就是例证，虽然源于事实，但进入报告，早已经过概括，而不需要细节的描写。如果把详与略和具体与概括混同起来，把该“详”的地方做具体描写，那就失去了公文特色。三是情况与经验兼顾。报告的内容以情况为主，并不是说排斥经验，确有经验还是要写，但要本着有则写、无则免和画龙点睛的原则，不要无中生有，也不可长篇大套、喧宾夺主。

2、专题报告。指就某一工作、事项、问题向上级机关所作的报告。常用的主要有：（1）贯彻执行有关政策、法令、指示和上级重要会议精神的情况报告，主要写清传达贯彻基本情况、采取的措施及运行情况、取得的成效、下属的反映和存在问题及下一步打算等。根据上级要求可一次性报告或分阶段报告。（2）本单位召开重要会议或采取重要举措的情况报告。主要写清原由、简要过程和基本情况、决定的问题或措施的内容、初步贯彻情况和运作状态。（3）发生重大问题的报告。主要写清发生问题的基本情况、造成的后果、初步调查情况、正在采取的措施和控制状态等。这种报告须注意的是搞好续报，不能有头无尾。（4）答复上级询问的报告。要具实答复，不能报喜不报忧。

3、调查报告。调查报告按内容分有情况调查、问题调查、典型调查三种，其中情况调查含个别情况和综合情况两种；问题调查指专项问题；典型调查也分好、坏两种。写调查报告主要是写清调查目的、简要调查经过、调查结果、启示或经验教训等。语言表达较其他报告可稍活泼一些。

三、撰写报告应注意的问题

1、坚持用辩证的观点看问题。首先是看问题要全面，要一分为二，防止片面性和绝对化。在看到主流的同时要看到支流，在肯定成绩的同时要找出不足。用语要讲究分寸，留有余地，不能太绝对，不能说过头话；其次是坚持发展的观点，在分析目前的状况时，不要忽略过去的基础和条件，同时也要充分估计到将来的发展前景和更高要求，不能僵化地、一成不变地看问题。

2、要充分认识特殊性。专项报告之所以称作专项，是因为它有不同于其他工作的规律和特点，这就是特殊性；综合报告涉及的工作虽然大多年年搞，但由于时间的推移、外部环境的变化、内部人员的变化等等，随时都在产生新的背景和条件，这也是特殊性。写报告只有抓住这些特殊性，才能有新观点、新语言、新感觉，避免给人以似曾相识之感。

3、要善于归纳。写报告既要包容，又要简约，这似乎是一对矛盾，其实不然。重要的问题在善于归纳。学会了归纳，就能将零散的东西整理成系统的东西，将看起来毫不相干的东西汇集成整体的东西，使文章既精炼，又包容性强，体现出报告应有的特色。

会议纪要的写作要领

一、会议纪要特征

《国家行政机关公文处理办法》规定，会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项。”顾名思义，会议纪要是对会议成果的记录和整理，它与决议、决定不同，有自身特点：首先，会议纪要的内容多是专题性的，问题较为集中，不象决议那样涉及的问题比较广泛；其次，会议纪要经过批准后虽然也具有法规作用，但更多的成分是沟通情况、统一认识、指导工作，所涉及的事项多具研究探讨性质，不象决议、决定那么严密，法规性那么强。

二、会议纪要的写作内容

主要有四个方面：

一是会议概况。包括会议内容、会议地点、参加人员、简要过程、讨论事项、会议成果等。

二是情况分析。凡是开会，必然要对所讨论的问题进行分析，要综合与会人员的倾向性看法，概况出对会议所讨论的各方面事项的基本分析。情况分析包括对以往工作的估价、对面临形势和所处环境的看法、对困难和问题的估计等等。需要注意的是写作时不一定面面俱到，要根据不同文章的具体情况有所侧重。

三是问题症结。开会的目的是为了解决问题，会议纪要的写作，必须根据与会者所列举的各种现象和各自的不同看法，对存在的问题及原因进行由此及彼、由表及里的分析研究，准确找出主要问题及其根源所在，为提出解决办法张目。

四是工作措施。这部分是全篇文章的重点，需多着些笔墨，一般应通过爬梳整理，使之条理化，分条目加以叙述。

三、撰写会议纪要应注意的问题

1、正确反映会议成果。会议纪要的精髓在“要”，它是对会议内容全面、深刻、集中、概括的反映，是在分析整理的基础上去粗取精的结果，不是会议的原始记录，所以在撰写过程中，要注意两个问题：一是反映会议主流。会议中，与会人员的观点、意见是多种多样的。撰写会议纪要，就是要经过归纳整理，集中主流的、正确的意见，去掉次要的、枝节的甚至错误的成分，反映形成共识的东西和倾向性意见，不能不加分析地照搬会议情况，以免形成误导；二是做到虚实结合。与会人员发表意见一般都实实在在、直接切入实际问题，对这一点是无可非议的。然而会议纪要是拿给会议以外的人看的，为了便于理解、消化，在阐述观点和措施的同时，还要归纳意见和看法，并对提出观点和措施的背景、依据等做出说明，因此在写作时要有虚有实，虚实结合，以保证会议精神的准确表达。

2、语气要讲究分寸。会议纪要的内容带有明显的研究探讨性质，经上级批准后虽起指导和法规作用，但也有参照办理的成分。因此，写作时要注意语言的运用，把握好语气的软硬度，既要区别于语气较强硬的“通知”、“决定”，又要有别于商榷性很强的“函”，特别注意使用研究性语言。如在谈看法时，常用“会议认为”、“会议一致同意”等词语；在谈要求时，常用“会议指出”、“会议强调”等词语。

3、层次安排要灵活。写会议纪要，前面讲到的四项内容一般来说是必不可少的。然而文章层次的划分却不一定以此为依据，要根据不同情况灵活掌握。如果会议过程不很复杂，所讨论的问题又比较容易理解，可以会议概况开头，将情况分析和问题症结两项内容合并在一起作简要叙述，然后以较大篇幅分条目地讲工作措施。如果会议过程要说的东西很多，讨论情况也比较复杂，那就应该把层次划分得多一些，分别加以叙述。

怎样写简报

一、简报特征

简报是向上级机关反映情况和问题以及总结经验的简短报告材料，属于一般事务文书，从内容上分有情况简报、经验和事迹型简报、会议简报三种。简报在写作风格上有些类似于新闻报道，比较活泼，不象公文那么死板；在内容和形式上与公文的报告都有交叉，但也有明显不同：简报篇幅一般都较简短，报送时间要求迅速、及时，有的在上报的同时还可下发，等等，这些都是它与报告的区别。

二、简报的选材

简报反映的应是机关工作中最敏感、最热门、最新颖的话题，因此，选材是否对路非常关键。选材好、有特色，往往能给人耳目一新的感觉，更容易引起人们的关注。一般说来，简报选材的重点应从以下三个方面着眼：

1、围绕中心工作抓重点。党在一定时期内的中心工作以及由此派生出来的各地区、各系统的中心任务，是事关大局的问题，也是各级领导关注的重点。及时反映中心工作进展情况和各个阶段、各个环节上的经验及问题，是简报第一位的任务。编写简报，首先要抓住这些带有全局性和普遍性的问题，进行重点研究，精心选材，以便及时准确地为领导决策提供服务。

2、关注热门话题抓焦点。改革开放中出现的新事物，三个文明建设中党和政府出台的新政策，公安工作和队伍建设上的新举措，各项工作中的难点问题等等，这些，都是人们平常比较关注的热门话题。简报作为交流信息的一种工具，就要围绕这些热门话题作文章，关注人们对重要事件和问题的动态，及时反馈各方面的反映，注意发现新的情况和问题，总结新鲜做法和经验，为推动工作开展发挥应有作用。

3、捕捉典型做法抓亮点。及时发现、总结和宣传典型，是简报的一个重要功能。简报选材，必须把典型做法、典型经验作为一个重要方面，以敏锐的眼光和洞察力，随时注意发现各个层次和各个工作环节上的闪光点，及时挖掘和总结高层次的、有创意的、有推广价值的或带有探索性的典型材料，用于指导工作，发挥典型的引路作用。

三、简报的题目

简报题目就是简报的整体面目，起一本系万枝的作用。写简报首先要设计好题目。简报题目的设计要求精当、朴实、力求新颖、富于变化，不要象正式公文那么死板。常用的设计手法有：

1、从概括全篇内容的角度设计题目，如《某局采取六项措施，推进队伍正规化建设》；

2、从揭示文章主题的角度设计题目，如《树良好风气，带过硬队伍》；

3、从强调工作成效的角度设计题目，如《某局打破干部铁交椅，形成能上能下新机制》；

4、从可引起下文的角度设计题目，如《他们的凝聚力是从哪里来的？》；

5、在总题目下加附题，起补充说明作用，以更加突出所反映的主题。

四、简报的层次安排

简报的大的层次（意义段）是简报的主体，起支撑作用，安排得好至关重要。具体方法可根据文章内容的需要，分别按照不同侧面、时间顺序、因果关系等一定的逻辑关系来安排（参考第五讲《公文结构》）。在安排层次过程中，还需要把握好几个原则：

1、围绕中心的原则。文中各层次的小标题都应是围绕总题目而立，不能有丝毫的偏离，以确保文章的整体感和紧凑感。

2、视角一致的原则。文中各层次的设置都应该是从同一个角度观察分析的结果，不能变换视角，更不能多角度。视角一致才能保证各层次间有紧密的内在联系。

3、相互独立的原则。文章中各个层次既是整个文章的一个组成部分，又是相对独立的。各个层次内容的划分要非常清晰，相互之间不允许存在交叉或包容。在内容的表述上要做到一个层次只讲一个意思，一个意思在一个层次中讲完，切忌你中有我、我中有你。

4、内部统一的原则。各个层次内部要保持观点、概述和具体材料三者的统一，保持相互间的协调一致。既不能只罗列事例而看不出观点，也不能任意拔高而没有具体内容。